Zahlen, Daten, Fakten: So tickt die Gastronomie-Branche

Warum Zahlen dein bester Mitarbeiter sind

Viele Gastronomen verlassen sich auf ihr Bauchgefühl. Das ist wichtig, denn es verbindet dich mit deinen Gästen. Aber Bauchgefühl allein füllt keine Kasse und deckt keine unerwarteten Kosten. Zahlen liefern dir objektive Fakten. Sie sagen dir, welche Gerichte deine Gäste lieben und welche nur Platz wegnehmen. Sie zeigen dir, wann du Personal brauchst und wann du lieber einen Ruhetag einlegst. Wenn du die grundlegenden Daten deiner Gastronomie kennst, triffst du bessere Entscheidungen. Das nimmt dir Druck und gibt dir Sicherheit.

Dein Tagesgeschäft auf dem Prüfstand: Der Wareneinsatz

Der Wareneinsatz ist die erste große Hürde. Es geht darum, wie viel dein Einkauf für das kostet, was du verkaufst. Ein hoher Wareneinsatz frisst deinen Gewinn auf, bevor du überhaupt die Miete bezahlt hast. Du fragst dich vielleicht: Welche Kennzahlen gastronomie sind wichtig, um den Wareneinsatz zu prüfen?

Betrachte zuerst den Wareneinsatz prozentual. Das ist der Einkaufspreis deiner Zutaten geteilt durch den Verkaufspreis. Ein guter Richtwert liegt oft zwischen 25 und 35 Prozent, je nach Konzept. Ein Cocktail mag einen Wareneinsatz von 15 Prozent haben, während ein aufwendiges Hauptgericht vielleicht 40 Prozent benötigt. Die Details machen den Unterschied.

• Rechne es nach: Nimm ein Gericht, das du oft verkaufst. Was kostet dich jede einzelne Zutat (Mehl, Fleisch, Gemüse, Gewürze)? Summiere das. Das ist dein Wareneinsatz für dieses Gericht.

• Kalkuliere richtig: Teile den Einkaufspreis durch den gewünschten maximalen Wareneinsatz-Satz, um deinen Verkaufspreis festzulegen. Das stellt sicher, dass dein Preis am Ende deckend ist.

• Vermeide Schwund: Verlorene Ware, falsch gelieferte Produkte oder zu viel Abfall sind direkter Verlust. Erfasse, was wirklich im Müll landet. Diese Daten sind oft schmerzhaft, aber notwendig.

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Die Personalkosten: Dein zweiter großer Posten

Nach den Waren sind die Löhne der größte Kostenblock. Du brauchst gute Leute, aber sie müssen auch wirtschaftlich eingesetzt werden. Zu wenig Personal bedeutet gestresste Mitarbeiter und unzufriedene Gäste. Zu viel Personal bedeutet hohe Kosten an ruhigen Nachmittagen.

Die relevante Kennzahl hier ist der Personalkostenanteil. Das sind alle Lohn- und Lohnnebenkosten im Verhältnis zum Gesamtumsatz.

Ein realistischer Wert liegt oft zwischen 25 und 35 Prozent. Wenn dieser Wert konstant über 35 Prozent steigt, musst du genau hinschauen. Das bedeutet nicht sofort, dass jemand gehen muss. Es kann auch bedeuten, dass du die Abläufe optimieren musst.

Denk darüber nach, wann du wirklich Personal brauchst. Analysiere deine Tagesumsätze. Welche Stunden sind die „Goldstunden“ und welche sind die „Stillstandszeiten“?

• Stoßzeiten-Planung: Nutze Daten aus deinem Kassensystem, um genau zu sehen, wann die höchsten Tischfrequenzen herrschen. Plane deine Schichten danach.

• Effizienz prüfen: Sind deine Mitarbeiter ausgelastet? Oder warten sie oft auf Bestellungen? Manchmal hilft eine bessere Kommunikation mehr als eine zusätzliche Kraft.

• Flexibilität nutzen: Können Aushilfen oder Teilzeitkräfte flexibler eingesetzt werden, um Spitzen abzufedern?

Umsatz und Deckungsbeitrag: Das Herzstück deiner Einnahmen

Umsatz ist nicht gleich Gewinn. Das ist eine wichtige Erkenntnis, die viele am Anfang übersehen. Dein Umsatz ist das, was auf dem Bon steht. Aber erst der Deckungsbeitrag zeigt dir, wie viel von diesem Umsatz nach Abzug der variablen Kosten (wie Wareneinsatz) übrig bleibt, um deine Fixkosten (Miete, Versicherungen, Pacht) zu decken.

Stell dir vor, du verkaufst einen Kaffee für 3 Euro. Der Kaffee kostet dich 50 Cent. Der Umsatz ist 3 Euro. Der Wareneinsatz ist 50 Cent. Dein Deckungsbeitrag ist 2,50 Euro. Davon musst du dann Miete, Strom und das Gehalt des Kochs bezahlen. Wenn du ein Steak für 30 Euro verkaufst, das dich 10 Euro kostet, ist der Deckungsbeitrag 20 Euro. Das Steak bringt also mehr Geld in die Kasse, um die Fixkosten zu decken.

Welche Produkte bringen wirklich das Geld?

Hier kommen die Analyse-Tools deines Kassensystems ins Spiel. Du musst wissen, welche Gerichte deine „Stars“ und welche deine „Lasttiere“ sind. Dies nennt man oft Produktanalyse in der Gastronomie.

• Beliebtheit: Wie oft wird das Gericht verkauft? (Menge)

• Deckungsbeitrag: Wie viel bleibt pro Verkauf übrig? (Marge)

Ein Gericht kann sehr beliebt sein (hohe Menge), aber wenn der Wareneinsatz zu hoch ist, trägt es wenig zur Deckung deiner Fixkosten bei. Ein anderes Gericht wird seltener bestellt, hat aber eine fantastische Marge. Das ist dein bester Freund.

Deine Aufgabe ist es, die beliebten Gerichte mit hohem Deckungsbeitrag („Stars“) zu erkennen. Diese musst du bewerben. Gerichte mit hoher Beliebtheit und niedrigem Deckungsbeitrag („Arbeitspferde“) solltest du im Preis anpassen oder im Einkauf optimieren. Gerichte, die niemand will und die wenig bringen, streichst du von der Karte. Das klingt hart, aber es schafft Platz und reduziert deinen Stress in der Küche.

Die Magie der Kennzahlen für deine Investitionen

Du denkst vielleicht über neue Geräte nach oder eine Renovierung. Wann ist der richtige Zeitpunkt? Die Antwort steckt in deinen Zahlen, besonders im Hinblick auf die Rentabilität der Gastronomie.

Schau dir deinen monatlichen Gewinn vor Zinsen und Steuern an (EBITDA). Ist dieser Betrag stabil und leicht steigend, hast du finanzielle Spielräume. Wenn du weißt, dass dein durchschnittlicher Tagesumsatz im letzten Quartal um 10 Prozent gestiegen ist, kannst du vorsichtiger planen, ob sich eine teure neue Kaffeemaschine in sechs Monaten amortisiert.

Denke auch an die Kosten pro Gast. Das ist eine einfache, aber mächtige Zahl. Teilst du deinen Gesamtumsatz durch die Anzahl der Gäste, die du bedient hast, siehst du deinen durchschnittlichen Bonwert. Steigt dieser Wert, ohne dass du die Preise erhöht hast, hast du alles richtig gemacht – deine Mitarbeiter haben besser beraten oder die Gäste haben mehr nachbestellt. Das ist ein Zeichen für exzellenten Service.

Interessante Links

Für mehr Einblick in Zahlen, Daten, Fakten: So tickt die Gastronomie-Branche, sieh dir diese praktischen Links an.

• Gastro-Trendreport November 2024: Berlin| DISH

Deine Kennzahlen im Blick behalten

Du brauchst keine hundert verschiedene Statistiken. Konzentriere dich auf die wichtigsten KPIs Gastronomie (Key Performance Indicators).

• Umsatz pro Arbeitsstunde: Wie viel Umsatz generiert dein Team pro Stunde, in der es arbeitet?

• Gästedurchlaufzeit: Wie lange bleibt ein Gast durchschnittlich sitzen? (Wichtig für die Tischrotation am Abend.)

• Food Cost Percentage (FCP): Dein Wareneinsatz als Prozentwert.

• Labor Cost Percentage (LCP): Deine Personalkosten als Prozentwert.

Kontrolliere diese Zahlen wöchentlich, nicht nur einmal im Monat. Wenn die FCP am Dienstag schon auf 45 Prozent geklettert ist, kannst du am Mittwoch gegensteuern, vielleicht indem du heute weniger aufwendige Gerichte anbietest oder besonders auf die Portionsgrößen achtest.

Häufig gestellte fragen

wie oft sollte ich meine zahlen prüfen

Du solltest deinen Tagesumsatz und die Verkaufszahlen täglich kontrollieren, um sofort reagieren zu können. Die wichtigen Kennzahlen wie Wareneinsatz und Personalkosten solltest du mindestens einmal pro Woche berechnen. Monatlich folgt dann der große Abgleich mit deinen Fixkosten, um den tatsächlichen Gewinn zu ermitteln. Informationen und Statistiken zu allgemeinen Entwicklungen findest du auch in den DRV Zahlen & Fakten 2023.

was mache ich, wenn mein wareneinsatz zu hoch ist

Prüfe zuerst die Kalkulation der einzelnen Gerichte. Sind die Einkaufspreise stabil? Sprich mit deinen Lieferanten über bessere Konditionen. Reduziere außerdem den Schwund durch besseres Lagermanagement. Manchmal hilft es auch, beliebte Gerichte mit hohem Wareneinsatz leicht im Preis anzupassen oder die Portionsgröße minimal zu reduzieren, wenn dies der Gast nicht bemerkt. Im Zusammenhang mit Daten und Fakten können auch die Zahlen und Fakten zum Flughafen Frankfurt interessant sein.

lohnt sich ein teures kassensystem für kleine läden

Moderne Kassensysteme liefern die notwendigen Daten automatisch und sind oft einfacher zu bedienen, als du denkst. Die Investition lohnt sich, wenn das System dir hilft, genaue Verkaufsstatistiken zu ziehen und somit Warenverschwendung reduziert. Schaue nach Systemen, die einfache Berichte erstellen, damit du die Kennzahlen leicht interpretieren kannst, ohne stundenlang Daten zu wälzen.